বোঝাপড়ার সমস্যা হয় প্রধানত ভুল-বোঝাবুঝি থেকে। মাঝেমধ্যে আমরা যেটা ভাবি, সেটা আমাদের কথায় ঠিকঠাক প্রকাশ পায় না। কখনো বা বলি এক, কিন্তু সহকর্মীরা বোঝেন ভিন্ন কিছু। আসলে যোগাযোগেরও কিছু সূত্র আছে। সেগুলো মেনে চললে শুধু অফিসে নয়, সব ক্ষেত্রেই ভুল-বোঝাবুঝির আশঙ্কা কমে যায়। যোগাযোগের এই সূত্র লুকিয়ে আছে ‘বলা’ এবং ‘বোঝা’র সমন্বয়ের মধ্যে। আপনি যা ‘বলছেন’ সেটা আপনার সহকর্মী ‘বুঝতে’ পারলেন কি না। না পারলেই যত গণ্ডগোল। আবার আপনার সহকর্মী যে ‘বুঝতে’ পারেননি, সেটা আপনি ‘বুঝতে’ না পারলে ভুল-বোঝাটা রয়েই যায়। এই ‘বলা’ ও ‘বোঝা’র সমন্বয় করতে পারলেই হয় সমস্যার সমাধান। তার জন্য মনোযোগ দিতে হয় এই ছয়টি বিষয়ে—

♦    বক্তা কথা বললেন

♦ বক্তা কী কথা বললেন

♦ বক্তা কী মাধ্যমে কথা বললেন [লিখে, ফোনে, সরাসরি, ইঙ্গিতে বা অন্য কোনো মাধ্যমে]

♦ শ্রোতা কী শুনলেন

♦ শ্রোতা কী বুঝলেন

♦ শ্রোতা এর উত্তরে কী প্রতিক্রিয়া [ফিডব্যাক] জানালেন।

এখানে ‘বক্তা’ মানে যিনি বলছেন ও ‘শ্রোতা’ মানে যাকে বলা হচ্ছে। বিশ্বের বিখ্যাত ব্যবস্থাপনা বিশেষজ্ঞরা গবেষণা করে এ বিষয়ে একমত হয়েছেন যে এই ধারা অনুসরণ করলে ভুল-বোঝাবুঝি অনেকাংশে এড়িয়ে একটি সঠিক যোগাযোগ স্থাপন করা সম্ভব।

অন্য সব বিষয়ে মনোযোগী থাকলেও অনেক ক্ষেত্রেই বক্তা ছয় নম্বরটি আর মাথায় রাখেন না। ফলে নিশ্চিত হতে পারেন না, শ্রোতা তার বক্তব্য সঠিকভাবে বুঝতে পারলেন কি না। সেটা বক্তা স্রেফ ধরে নেন। অধিকাংশ ক্ষেত্রেই ঘটে এমনটা। সুতরাং এ বিষয়ে বিশেষভাবে সাবধান থাকতে হবে। শ্রোতা আপনার কথা সঠিকভাবে বুঝতে পারলেন কি না তা নিশ্চিত না হওয়া পর্যন্ত ধরে নিতে হবে যোগাযোগ সঠিকভাবে সম্পন্ন হয়নি।

সঠিক যোগাযোগ স্থাপনের জন্য মেনে চলতে পারেন এই দশটি পরামর্শ—

এক.

একটি সঠিক যোগাযোগ সম্পন্ন হওয়ার ছয়টি ধাপ ওপরে দেওয়া হয়েছে। এই ধাপগুলো জেনে রাখুন। প্রতিটি ধাপ পৃথকভাবে বোঝার চেষ্টা করুন। একটি ধাপ কিভাবে অন্য ধাপের সঙ্গে সম্পর্কিত তাও বুঝে নিন।

দুই.

জানা থাকা সত্ত্বেও আমরা অনেক সময় ব্যাবহারিক ক্ষেত্রে তা চর্চা করতে ভুলে যাই। তাই যতক্ষণ না অভ্যাসে পরিণত হচ্ছে ততক্ষণ পর্যন্ত প্রত্যেকটি যোগাযোগের ক্ষেত্রে শেষ ধাপ পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। অর্থাৎ শ্রোতা আপনার কথা সঠিকভাবে বুঝতে পারল কি না তা নিশ্চিত না হওয়া পর্যন্ত ধরে নেবেন, যোগাযোগ এখনো সম্পন্ন হয়নি।

তিন.

শ্রোতা অর্থাৎ যাকে উদ্দেশ করে আপনি কথা বলছেন, তাকে সঠিকভাবে বিচার করুন। জানার চেষ্টা করুন তার বোঝার ক্ষমতা কতটুকু। অনেক বিশেষায়িত শব্দ আপনার কাছে সহজবোধ্য হলেও অন্যের জন্য তা দুর্বোধ্য হতেই পারে। শুধু নিজের মতো করে বলে গেলেই হবে না। যার উদ্দেশে বলছেন তার বোঝার মতো করে বলতে হবে। তবেই শ্রোতা আপনার বক্তব্য বুঝতে পারবেন।

চার.

শ্রোতা প্রতিক্রিয়া না জানালে নিজে থেকেই জিজ্ঞেস করুন। সরাসরি জিজ্ঞেস করা না হলে একই বিষয় অন্যভাবে আরেকবার ব্যাখ্যা করুন। দ্বিতীয়বারেও তার প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করুন। তা থেকে বোঝার চেষ্টা করুন, শ্রোতা আসলেই বুঝতে পেরেছেন কি না। এভাবে নিশ্চিত করুন, শ্রোতা আপনার বক্তব্য সম্পূর্ণ বুঝতে পেরেছেন। এভাবেই একটি সফল যোগাযোগ হয়। তা না হলেই হয় যত ভুল-বোঝাবুঝি!

পাঁচ.

যোগাযোগের সময় নিজের অজান্তেই আমরা আকার-ইঙ্গিতে [বডি ল্যাঙ্গুয়েজ] অনেক কথা বলি। কিংবা কোনো কথার বিপরীতে নিজেদের অভিব্যক্তি প্রকাশ করি। এসবের ব্যাপারে সচেতনতা অবলম্বন করুন। যার সঙ্গে যোগাযোগ করছেন তিনি আপনার বডি ল্যাঙ্গুয়েজের সঠিক মানে বুঝতে পারেন কি না তা নিশ্চিত হয়ে নিন।

ছয়.

অফিসের প্রয়োজনে কারো সঙ্গে ফোনে যোগাযোগ হলে কথা শেষ না হওয়া পর্যন্ত ফোন রাখবেন না। যিনি ফোন করেছেন তাঁর কথা শেষ হলে তিনিই আগে ফোন রাখবেন। অনেক সময় সব কথা বলা শেষ হওয়ার পরও ফোন রাখার আগমুহূর্তে আরেকটা জরুরি কথা মনে পড়ে যায়। আপনি যদি আগেই ফোন রেখে দেন, তাহলে আর সেটা বলা হয় না। ফলে বক্তাকে আবারও ফোন করতে হয়। অনেক সময় বক্তা সেটা বলার আগ্রহ হারিয়ে ফেলেন। ফলে সেই মুহূর্তেই পুনরায় ফোন করেন না। পরে হয়তো কথাটা আর কখনো বলাই হয় না।

সাত.

সরাসরি কথা বলার ক্ষেত্রে সঠিক উচ্চারণে, পরিষ্কারভাবে এবং জোরে বলুন। যাতে শ্রোতার শুনতে বা বুঝতে কোনো সমস্যা না হয়। চোখের দিকে তাকিয়ে কথা বলুন। চোখের অভিব্যক্তি আপনাকে বলে দেবে শ্রোতা আপনার বক্তব্য সঠিক বুঝলেন কি না।

আট.

ভুল-বোঝাবুঝি হয়েছে—কখনো কখনো এটা বুঝতেও অনেক সময় লেগে যায়। হয়তো এমন একসময় গিয়ে সেটা ধরা পড়ে যে তখন আর কিছু করার থাকে না। এমন ক্ষেত্রে রাগারাগি বা মন-কষাকষি করে লাভ নেই। বরং এমন ঘটনা থেকে দুজনকেই শিক্ষা নিতে হবে, যাতে ভবিষ্যতে এমনটা না হয়। মনে রাখবেন, ভুল-বোঝাবুঝির দোষ একতরফা শ্রোতার নয়। বক্তার ওপরও খানিকটা দায় বর্তায়। কারণ যোগাযোগের শেষ ধাপটি তিনি সঠিকভাবে পালন করতে পারেননি।

নয়.

ভুল-বোঝাবুঝির কারণগুলো চিহ্নিত করুন। চেষ্টা করুন সেগুলো এড়িয়ে চলার। ভুল-বোঝাবুঝির ঘটনার পর অধিকাংশ ক্ষেত্রেই তার কারণ উদ্ঘাটনের চেষ্টা করা হয় না। করলেও পরবর্তী সময়ে তা নিয়ে খুব একটা সতর্কতা অবলম্বন করা হয় না। ফলে একই সমস্যা হতে থাকে বারবার।

দশ.

সম্ভব হলে যোগাযোগ বিষয়ে প্রশিক্ষণ নিন। তাতে যোগাযোগের অনেক খুঁটিনাটি কিন্তু খুব গুরুত্বপূর্ণ বিষয় আপনার কাছে পরিষ্কার হয়ে যাবে। পৃথিবীর সফল ব্যক্তিরা প্রত্যেকেই যোগাযোগ স্থাপনে অত্যন্ত সফল ছিলেন। এর কোনো বিকল্প নেই।