kalerkantho

শনিবার । ২৪ আগস্ট ২০১৯। ৯ ভাদ্র ১৪২৬। ২২ জিলহজ ১৪৪০

কাজের মানুষ

চাকরিজীবীদের নিত্য সমস্যা

১৭ জুন, ২০১৯ ০০:০০ | পড়া যাবে ৪ মিনিটে



চাকরিজীবীদের নিত্য সমস্যা

সৈয়দ আখতারুজ্জামান প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা, বিয়ন্ড ইনস্টিটিউট অব ট্রেনিং অ্যান্ড কনসালট্যান্সি ব্যবস্থাপনাবিষয়ক লেখক ও প্রশিক্ষক

নতুন চাকরিতে কিছু সমস্যা ব্যাপকভাবে লক্ষ করা যায়। নতুন কর্মকর্তারা প্রায়ই এই সমস্যাগুলোর সম্মুখীন হন। নানা ঘাত-প্রতিঘাত সহ্য করে একসময় নিজেরা সঠিক পথটি বেছে নেন। কিংবা ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের কাছ থেকে ধীরে ধীরে সব শিখে নেন। এই সময়কাল যেমন কর্মকর্তাদের জন্য কঠিন, তেমনি প্রতিষ্ঠানের জন্যও ব্যয়বহুল।

এই সমস্যাগুলো দূর করতে রইল এগারো পরামর্শ

এক.

আপতদৃষ্টিতে সমস্যাগুলো সাধারণ। কিন্তু অভিজ্ঞ মাত্রই জানেন এসব সাধারণ সমস্যাই একসময় কত বড় আকার ধারণ করতে পারে। সমস্যাগুলো মূলত অফিসের অভ্যন্তরীণ আচরণগত, অফিস স্টেশনারি ও যন্ত্রপাতি ব্যবহার না জানার ফলে তৈরি হয়। অন্যান্য কারিগরি জ্ঞানের অভাবজনিত এবং অর্জিত জ্ঞানের ব্যবহারিক রূপান্তরসংক্রান্ত হয়ে থাকে। এই চারটি বিষয়ই প্রধান।

 

দুই.

একেক ধরনের অফিসে একেক ধরনের কাজের দক্ষতা প্রয়োজন হয়। আবার একই কাজ একেক অফিসে একেক প্রশাসনিক পদ্ধতি ও কৌশলে সম্পন্ন হয়। ফলে এই সমস্যাগুলোর চেহারা আপনার কেমন হবে, তার ওপর ভিত্তি করেই আপনার সমাধানপ্রক্রিয়া সাজাতে হবে। ব্যক্তিবিশেষে ও প্রতিষ্ঠানে যার ধরনবিশেষে ভিন্ন ভিন্ন চেহারার হয়ে থাকে।

 

তিন.

নতুন চাকরিজীবী প্রতিদিন বিভিন্ন পরিস্থিতিতে আচরণগত সমস্যার মুখোমুখি হন। তিনটি বিষয় এই সমস্যার সমাধান করে। এক. ব্যক্তির পারিবারিক জীবনের শিক্ষাই তাকে আচার-আচরণের প্রধান দিকগুলো শেখায়। দুই. ব্যক্তির প্রাতিষ্ঠানিকতা ও সামাজিকতা বিষয়ে সচেতনতা এবং তিন. ব্যক্তির কমনসেন্স।

 

চার.

অফিসে তথ্য আদান-প্রদানের পদ্ধতি সম্পর্কে আপনাকে সচেতন থাকতে হবে। কিভাবে তথ্য সরবরাহ করলে তা বিকৃত হওয়ার অশঙ্কা থাকবে না, সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে। এই বিষয়গুলোর সম্পর্কে সব সময় আমরা সচেতন থাকি না। এর একটা আংশিক সমাধান হচ্ছে, তথ্য আদান-প্রদানের লিখিত রূপ থাকা। জরুরি বিষয়গুলোর ক্ষেত্রে মেমো লিখুন, মিটিংয়ের মিনিটস লিখুন ইত্যাদি। এত কিছুর পরও কথা বলার সময় কার সঙ্গে কথা বলছেন, কী বলছেন এ বিষয়গুলো খেয়াল রাখুন। অনেক সময় মজা করতে গিয়েই সমস্যা তৈরি হয়, তা খেয়াল রাখবেন।

 

পাঁচ.

অফিসের নথি কিভাবে লিখতে হয়, শিখে নিন। প্রতিদিনই অফিসে নানা ধরনের ফরম্যাট ব্যবহার করতে হয়। এই ফরম্যাটের নির্দিষ্ট কিছু নেই। অফিস, পদবি ও অবস্থা বুঝে অফিসে এমন নানা ধরনের হিসাব, আবেদনপত্র, তাগাদাপত্র, লগবুক ইত্যাদি মেনে চলতে হয়। যেকোনো অভিজ্ঞ কর্মকর্তা আপনাকে সাহায্য করতে পারেন। অথবা শুধু কমনসেন্স ব্যবহার করেও এগুলো তৈরি করা যায়।

মডেল : হামিদ ছবি : মোহাম্মদ আসাদ

ছয়.

একটি অফিস ফাইল সঠিকভাবে ভাঁজ করতে পারা থেকে শুরু করে ফ্যাক্স কিভাবে করতে হয়, একটি সাদা কাগজ কিভাবে পাঞ্চ করবেন—এমন নানা সহজ, সাধারণ সমস্যার মতো হাজারো বিষয় আছে শেখার। এগুলো জানা থাকে না। সিনিয়ররা শিখিয়ে দেন। আপনার কাজ শুধু মনে রাখা। যত জানতে চাইবেন, ততই জানতে পারবেন।

 

সাত.

ফোনে যোগাযোগের ক্ষেত্রে সচেতন হোন। অফিশিয়াল ফোন কল রিসিভ করার আগে বা অফিশিয়াল ফোন করার আগে নিজেকে প্রস্তুত করার অভ্যাস তৈরি করুন। একজন ভালো কলার বা রিসিভার একটি অফিসের সম্পদ।

 

আট.

অনেক অফিসেই ফটোকপি মেশিন আছে। অনেককেই নিজের ফটোকপি নিজেকে করে নিতে হয়। কিভাবে ফটোকপি করে? কাগজ আটকে পড়লে মেশিন কী করে রিস্টার্ট দিতে হবে। কাগজ লোড করে কিভাবে। এমনি আরো অনেক কিছু জানতে হয় একজন নতুনকে।

 

নয়.

মাইক্রোসফট (এমএস) অফিস—অর্থাত্ এমএস ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ার পয়েন্ট ইত্যাদি বিষয়ে ভালোভাবে শিখে নিন। কার্যত একটি অফিসে যোগ দেওয়ার পর এমএস অফিস ব্যবহারের যে প্রয়োজনীয়তা দেখা দেয়, আপনি তার তেমন কিছুই জানেন না। আপনাকে জানতে হবে, এমএস অফিস অফিসে কিভাবে ব্যবহার হয়। বাংলা, ইংরেজি উভয়ে খুব ভালো টাইপ স্পিড তো বটেই, কমন অ্যাপ্লিকেশনগুলো খুব ভালো করে জানা দরকার।

 

দশ.

বই পড়ে যে শিক্ষা অর্জন করা হয়, অফিসে (কারিগরি বা অন্য টেকনিক্যাল বিষয়গুলো ছাড়া) সে শিক্ষার খুব একটা ব্যবহারিক দিক খুঁজে পাওয়া যায় না। অথবা যা শেখা আছে, সেটা এই প্রতিষ্ঠানের পরিপ্রেক্ষিতে কিভাবে কাজে লাগানো যায়, সেটা বুঝে উঠতে না-পারা একটা সমস্যা।

 

এগারো.

চাকরিতে জয়েন করার আগে একজন অভিজ্ঞ চাকরিজীবীর সঙ্গে আলাপ করুন। অফিসের এমন কিছু কাজ আছে, যা আপনি যেকোনো অফিসেই কাজ করুন না কেন, আপনাকে জানতে হবে, পারতে হবে। আরো জানার জন্য প্রশিক্ষণ নিন। কমনসেন্স ছাড়া আর প্রায় সব কিছুই শেখা সম্ভব। কিন্তু সবচেয়ে বড় সত্য হচ্ছে, নতুন চাকরির পদে পদে যেসব সমস্যা, তার সবচেয়ে বড় সমাধান হচ্ছে কমনসেন্স থাকা। আপনি নিজেই যা অর্জন করে নিতে পারেন।

মন্তব্য