kalerkantho

মঙ্গলবার । ২২ অক্টোবর ২০১৯। ৬ কাতির্ক ১৪২৬। ২২ সফর ১৪৪১              

কাজের মানুষ

কেমন হবে ফোনালাপ

২৫ মার্চ, ২০১৯ ০০:০০ | পড়া যাবে ৫ মিনিটে



কেমন

হবে ফোনালাপ

অফিস যোগাযোগের এখন একটি বড় অংশজুড়েই রয়েছে টেলিফোন। প্রায় সময় যোগাযোগের  প্রথম কাজটা শুরু হয় টেলিফোনের মাধ্যমে। টেলিফোনে সুন্দর কথোপকথন না করতে পারলে বিপত্তি। অনেক সময় শুরুতেই হোঁচট খেতে হয়। এ নিয়ে রইল ২০টি পরামর্শ—

এক.

টেলিফোন করতে গিয়ে বা ধরতে গিয়ে প্রথমেই নিজের পরিচয় বলুন। আমরা সাধারণত ‘হ্যালো’ বলেই আলোচনার মূল বিষয়ে চলে যাই বা কী বিষয়ে কথা বলতে চাচ্ছেন তা জানতে চাই এবং আলোচনার মাঝামাঝি বা শেষে এসে পরিচয় জানতে চাই বা কখনো কখনো না জেনেই ফোন রেখে দিই। এতে প্রায়ই সমস্যার মুখোমুখি হতে হয়।

 

দুই.

ফোনে নিজের পরিচয় বলতে গিয়ে অপ্রয়োজনে বাক্য অনেক লম্বা করবেন না। তবে অন্য কেউ যদি অনেক লম্বা করে তার পরিচয় বলেন, আপনি তাঁকে বলতে দিন, মাঝপথে আটকাবেন না।

 

তিন.

ফোনে যদি কেউ নিজের পরিচয় না বলেন, প্রয়োজনবোধে কথা শুরু করার আগে তার পরিচয় জেনে নিন। এ সময় অন্য প্রান্তে যিনি কথা বলছেন, তাকে না চিনতে পারার ফলে কৌশলে জানতে চান—‘জানতে পারি, আমি কার সঙ্গে কথা বলছি?’ এতে আপনার অবস্থানও অনেক ভালো থাকল।

 

চার.

টেলিফোনে কথা বলা শুরু করার আগে কী বিষয়ে কথা বলবেন, তার একটা ছোট্ট নোট নিলে আপনার কথোপকথন সুন্দর ও গোছালো হবে।

 

পাঁচ.

অন্য কেউ ফোন করলে হাতের কাছে এক টুকরো কাগজ বা নোট প্যাড নিয়ে কথা বলুন। গুরুত্বপূর্ণ কথাগুলোর নোট নিন। এতে পরে ভুলে যাওয়ার আর কোনো সম্ভাবনা থাকবে না।

 

ছয়.

আপনি হয়তো অফিসের বাইরে আছেন বা এমন অবস্থায় আছেন যে নোট নেওয়া সম্ভব নয়। সে ক্ষেত্রে (বর্তমানে অনেক মোবাইল ফোনে রেকর্ডিং অপশন চালু আছে) গুরুত্বপূর্ণ ফোনগুলো রেকর্ড করুন। প্রয়োজনে নিরিবিলি জায়গায় পৌঁছলে ফোনগুলো আর একবার শুনে নোট নিয়ে নিন।

 

সাত.

কথা বলার সময় কোনো কিছু খেতে থাকলে দ্রুত মুখের খাবার শেষ করে কথা বলুন। মুখে খাবার নিয়ে বা চুইংগাম চিবোতে চিবোতে কথা বলা কখনো কখনো শ্রোতার জন্য অত্যন্ত বিরক্তিকর হয়ে দাঁড়ায়।

 

আট.

কথা বলার সময় হাঁচি, কাশি বা হাই তুললে যতটা সম্ভব স্পিকারে হাত দিয়ে ঢেকে এবং মুখ দূরে সরিয়ে ফেলুন। আপনার কথোপকথন পর্বটুকু সুন্দর করার জন্যই আপনার এ ধরনের বিষয়গুলোর দিকে খেয়াল রাখা দরকার।

 

নয়.

গুরুত্বপূর্ণ বিষয় নিয়ে আলাপ হলে চেয়ারে হেলান দেওয়া অবস্থায় বা বিছানায় শোয়া অবস্থায় কথা না বলাই ভালো। একটা বিষয় খেয়াল রাখবেন, আপনি যে অবস্থায়ই থাকুন না কেন, যিনি অন্য প্রান্তে আপনার কথা শুনছেন, তিনি ঠিক ঠিক আপনার মানসিক অবস্থা বুঝতে পারছেন। আপনি চনমনে, অসুস্থ নাকি ক্লান্ত তা আপনার অজান্তেই আপনার কণ্ঠে ফুটে ওঠে।

 

দশ.

অফিসে কাজ করতে করতে গান শুনতেই পারেন। তবে ফোনের কথোপকথনের সময় তা বন্ধ করে নিন, অন্য প্রান্তে যিনি কথা বলছেন বা শুনছেন, তিনি বিরক্ত হতে পারেন।

 

এগারো.

আপনি যদি কাস্টমার সার্ভিস বিভাগে কাজ করে থাকেন, তাহলে ক্রেতার সঙ্গে কথোপকথনের সময় অন্যান্য সমস্যা সমাধানের শেষে ‘আর কোনো সাহায্যের প্রয়োজন আছে কি না’—এ প্রশ্নটি অবশ্যই জিজ্ঞেস করবেন।

 

বারো.

আপনি যদি হিসাব বিভাগে কাজ করে থাকেন, তাহলে টাকার পরিমাণ স্পষ্ট করে বলুন। প্রয়োজনবোধে একবার বাংলায় ও একবার ইংরেজিতে বলুন, যাতে কোনোভাবেই ভুল বোঝাবুঝি না হতে পারে।

 

তেরো.

ফোনে কথা বলতে গিয়ে মাঝেমধ্যে এমন হয় যে আমরা কোনো বিশেষ শব্দ বারবার উচ্চারণ করেও সঠিক শব্দটি বোঝাতে পারি না। তখন ওই শব্দের আদ্যক্ষর দিয়ে অন্য কোনো সহজবোধ্য শব্দ উচ্চারণ করে বোঝাতে হয়। এ বিয়ষক একটি আন্তর্জাতিক সাংকেতিক শব্দমালা রয়েছে। যেমন—এ ফর আলফা, বি ফর ব্রাভো, সি ফর চার্লি ইত্যাদি। এ শব্দমালা আপনার জানা থাকলে তো খুবই ভালো, না জানা থাকলেও কোনো সমস্যা নেই। নিজের মতো করে শব্দ বানিয়ে বলুন। যেমন—এ ফর অ্যাপল, বি ফর ব্যানানা, সি ফর ক্যাট ইত্যাদি। অন্য প্রান্তে যিনি আপনার কথা শুনছেন, তাঁকে বোঝানোই আসল কথা।

 

চৌদ্দ. 

আপনি যদি ফ্রন্ট ডেস্কে বা রিসিপশনে কাজ করে থাকেন, তাহলে ঠিক ফোনটি ঠিক ব্যক্তির কাছে সংযোগ দিলেন কি না তা নিশ্চিত না হয়ে লাইন বিচ্ছিন্ন করবেন না। তিনি কী বলতে চাইছেন, তা পুরোটা না শুনে যে কারো কাছে লাইনটি স্থানান্তর করবেন না। লাইন স্থানান্তর করার সময় সংযোগ না ঘটিয়ে রিসিভার রাখবেন না। হয়তো আপনি যেখানে লাইনটি স্থানান্তর করছেন, সেখানে ফোন ধরার মতো অবস্থায় এখন কেউ নেই।

 

পনেরো.

রিসিপশনে কোনো ফোন কলের জন্য একাধিক আবেদন পাঠালে নিজেই নোট নিন। কারণ ফোনে সংযোগ করে যখন আপনাকে লাইনটি স্থানান্তর করা হবে, তখন আপনার বুঝতে সুবিধা হবে। হঠাত্ কিছুটা সময় অপ্রস্তুত থাকতে হবে না। যিনি রিসিপশনে আছেন, তাঁরও এখানে কর্তব্য হচ্ছে, ফোনটি স্থানান্তর করার সময় কোন নম্বরটি সংযোগ দিলেন তা বলে দেওয়া। ফলে বক্তা তাঁর বক্তব্য গুছিয়ে বলার মানসিক প্রস্তুতি নেওয়ার সময় পান।

 

ষোলো.

ফোনে কথা বলার সময় কথা শেষ না করেই শ্রোতাকে লাইনে রেখে অন্য কারো সঙ্গে হঠাত্ আলাপে জড়াবেন না।

 

সতেরো.

ফোন শেষ করে লাইনটি কাটলেন কি না বা রিসিভার ঠিক জায়গায় রাখলেন কি না তা নিশ্চিত হোন।

 

আঠারো.

অফিসের ফোন ব্যবহার করে ব্যক্তিগত বা পারিবারিক আলাপ না করাই ভালো। তবে একান্ত প্রয়োজনে সে আলাপ যতটা সংক্ষিপ্ত করা যায় ততই ভালো।

 

উনিশ.

অপ্রয়োজনে কথোপকথন দীর্ঘ করবেন না। এতে শ্রোতাও যেমন মূল্যবান বক্তব্য থেকে দূরে সরে যেতে থাকেন, তেমনি অন্যদেরও টেলিফোন লাইন ফ্রি পেতে সমস্যা হয়।

 

বিশ.

ফোন শেষ করার সময় যে বিষয়গুলো নিয়ে আলাপ করলেন, তার একটি সারমর্ম বলার চেষ্টা করুন। এতে আপনার কথোপকথনের কার্যকারিতা অনেক বেড়ে যাবে।

মন্তব্য



সাতদিনের সেরা