kalerkantho


মোবাইলেই অফিসের কাজ

শুধু ফেইসবুক, সেলফি আর ইউটিউবেই সীমাবদ্ধ নয় স্মার্টফোনের বাড়তি সুবিধা। অফিস কিংবা ব্যবসার কাজও করে দিতে পারে একটি ভালো মোবাইল। শুধু দরকার কিছু সফটওয়্যার। মোবাইলটাও হতে হবে মানসম্পন্ন। জানাচ্ছেন এস এম তাহমিদ

১৮ ফেব্রুয়ারি, ২০১৭ ০০:০০



মোবাইলেই অফিসের কাজ

ডকুমেন্ট তৈরি ও ই-মেইল

ওয়ার্ডে কিছু লেখা, স্প্রেডশিটে হিসাব রাখা, প্রেজেন্টেশন স্লাইড তৈরি, ই-মেইল আদান-প্রদান কিংবা ফাইল সংরক্ষণে পিডিএফে রূপান্তর—কম্পিউটারে এসব কাজে সাধারণত ‘মাইক্রোসফট অফিস’ ব্যবহার করা হয়। সম্প্রতি মাইক্রোসফট স্মার্টফোনের জন্যও এ ধরনের অ্যাপ্লিকেশন বিনা মূল্যে ব্যবহারের সুবিধা দিচ্ছে। তাই ফোনেও ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট বা আউটলুক ব্যবহার করা যাবে।

ডাউনলোড লিংক : অ্যানড্রয়েডের জন্য- https://play.google.com/store/apps/dev?id=৬৭২০৮৪৭৮৭২৫৫৩৬৬২৭২৭

আইফোনের জন্য- https://itunes.apple.com/us/developer/microsoft-corporation/id298856275

স্মার্টফোনে অফিসের কাজ সারার জন্য গুগলেরও আছে একই ধরনের অ্যাপ্লিকেশন ‘জি-স্যুট’।

পিডিএফ করার ক্ষেত্রে ফোনে কম্পিউটারের চেয়েও সুবিধা বেশি। ফোনের ক্যামেরা দিয়ে ডকুমেন্ট স্ক্যান করে পিডিএফ করা যায়। এ ক্ষেত্রে স্ক্যান করার জন্য ক্যামস্ক্যানার এবং পিডিএফ ফাইল পড়ার জন্য এডোবি রিডার অ্যাপ ডাউনলোড করে নিতে হবে।

ডাউনলোড লিংক : অ্যানড্রয়েডের জন্য- https://play.google.com/store/apps/details?id=com.intsig.camscanner

আইফোনের জন্য- https://itunes.apple.com/us/app/camscanner-free-pdf-document/id388627783?mt=8

ডাউনলোড লিংক : অ্যানড্রয়েডের জন্য- https://play.google.com/store/apps/details?id=com.adobe.reader

আইফোনের জন্য- https://itunes.apple.com/us/app/adobe-acrobat-reader-annotate/id469337564?mt=8

অফিশিয়াল কাজে ই-মেইল আদান-প্রদান জরুরি। এ কাজ আরো ভালোভাবে করা যায় আউটলুক ও গুগল ইনবক্স ব্যবহার করে। অনেক প্রতিষ্ঠানেই আজকাল নিজস্ব ই-মেইল সার্ভারের মাধ্যমে অফিশিয়াল মেইল অ্যাড্রেস ব্যবহারের সুবিধা রয়েছে। এ কাজের জন্য আউটলুক আদর্শ।

তবে স্মার্টফোনে অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহারের সুযোগ থাকলেও অনেক সময় টাচ স্ক্রিনে টাইপ করতে সমস্যা হয়। এ ক্ষেত্রে ব্লুটুথ কি-বোর্ড ব্যবহারে সুবিধা পাওয়া যাবে।

 

করপোরেট যোগাযোগ

সহকর্মীদের সঙ্গে সার্বক্ষণিক যোগাযোগের জন্য স্ল্যাক অ্যাপ বেশ কাজের। স্ল্যাকের মাধ্যমে একই বিভাগের বা একই ধরনের কাজে নিয়োজিত সবাই একটি চ্যানেলের মাধ্যমে যোগাযোগ রক্ষা করতে পারে। অ্যাপটিতে আদান-প্রদান করা সব ধরনের মেসেজ ও ডকুমেন্ট ক্লাউডে সুরক্ষিত থাকে, যাতে অন্য সহকর্মীরা প্রয়োজনে তাতে কাজ করতে পারে।

ডাউনলোড লিংক : Slack.com

স্ল্যাকের মতো ‘টিমস’ নামে মাইক্রোসফটরেও একটি অ্যাপ রয়েছে।

 

বাইরে থেকে অফিসে কাজ

অনেক প্রতিষ্ঠান কর্মীদের জন্য স্বতন্ত্র কম্পিউটার না দিয়ে একটি মূল সার্ভারে লগইন করে কাজ করার ব্যবস্থা  রাখে। এতে খরচ ও নিরাপত্তা বিঘ্নিত হওয়ার আশঙ্কা কমে।

এ ব্যবস্থায় অফিসের বাইরে থেকেও স্মার্টফোন বা ট্যাবলেটের মাধ্যমে কাজ করা যায়। এ জন্য সাধারণত টিম ভিউয়ার, মাইক্রোসফট রিমোট ডেস্কটপ ও স্প্ল্যাশটপ অ্যাপ ব্যবহার করা হয়।

ডাউনলোড লিংক : অ্যানড্রয়েডের জন্য- https://play.google.com/store/apps/details?id=com.teamviewer.teamviewer.market.mobile

আইফোনের জন্য- https://itunes.apple.com/us/app/teamviewer-remote-control/id692035811?mt=8

ডাউনলোড লিংক : অ্যানড্রয়েডের জন্য- https://play.google.com/store/apps/details?id=com.splashtop.remote.pad.v2

আইফোনের জন্য- https://itunes.apple.com/app/id561386772

 

ফাইল শেয়ার

অফিসের কাজ বাইরে থেকে করা গেলেও সেগুলো দ্রুত পৌঁছাতে না পারলে সমস্যা। এ ক্ষেত্রে ড্রপবক্স ও গুগল ড্রাইভ কাজের অ্যাপ্লিকেশন।

ড্রপবক্স বা গুগল ড্রাইভের মাধ্যমে অনলাইনে ফোল্ডার তৈরি করে সেখানে ফাইল রেখে লিংকটি ই-মেইল করে কাঙ্ক্ষিত ব্যক্তিকে পাঠিয়ে দিলেই হলো। এ ক্ষেত্রে ডেস্কস্টপ ও স্মার্টফোনের নির্দিষ্ট কোনো ফোল্ডার নির্বাচন করে রাখলে সুবিধা পাওয়া যাবে বেশি। এতে ফাইল সহজে হারাবে না।

ডাউনলোড লিংক : অ্যানড্রয়েডের জন্য ড্রপবক্স- https://play.google.com/store/apps/details?id=com.dropbox.android

অ্যানড্রয়েডের জন্য গুগল ড্রাইভ- https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.docs

আইফোনের জন্য ড্রপবক্স- https://itunes.apple.com/us/app/dropbox/id327630330?mt=8

আইফোনের জন্য গুগল ড্রাইভ- https://itunes.apple.com/us/app/google-drive-free-online-storage/id507874739?mt=8

 

ভিডিও কনফারেন্স

ভিডিও কলের মাধ্যমে এখন জরুরি মিটিংও সেরে নেওয়া যায়। এ ক্ষেত্রে সবচেয়ে কাজের অ্যাপ্লিকেশন হচ্ছে স্কাইপ। অ্যাপটির মাধ্যমে টিম মিটিং ও সরাসরি আউটলুকে ইভেন্ট তৈরির সুযোগ আছে।

 

বুলেটিন বোর্ড বা ক্যালেন্ডার

গুগল ক্যালেন্ডার, মাইক্রোসফট মেইল অ্যান্ড ক্যালেন্ডারের মাধ্যমে একটি সম্মিলিত ক্যালেন্ডার ও শিডিউল তৈরি করা সম্ভব। এর মাধ্যমে কার, কোথায়, কখন কোন কাজ রয়েছে, তা প্রতিষ্ঠানের সবাই জানতে পারে।

ডাউনলোড লিংক : অ্যানড্রয়েডের জন্য- https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar

আইফোনের জন্য- https://itunes.apple.com/us/app/google-calendar-make-most/id909319292?mt=8

 

এ কাজে যেমন ফোন?

সুবিধাগুলো পেতে হলে একটি ভালো মানের স্মার্টফোন প্রয়োজন। আইফোন, উইন্ডোজ ও অ্যানড্রয়েড—সব ফোনেই সুবিধাগুলো পাওয়া যায়।

উইন্ডোজ ফোনে স্থায়ীভাবে (ডিফল্ট) মাইক্রোসফট ওয়ার্ড, পাওয়ারপয়েন্ট ও এক্সেল দেওয়া হয়। সঙ্গে স্ক্যানিংয়ের জন্য অফিস লেন্স ও ভিডিও কলের জন্য স্কাইপও দেওয়া থাকে। ড্রপবক্স ও ওয়ানড্রাইভের মতো ফাইল শেয়ার করার সুবিধাও থাকে।

অ্যানড্রয়েড ফোনের ক্ষেত্রে ব্যাটারি-লাইফ একটি বড় চ্যালেঞ্জ। প্রথমেই দেখতে হবে ফোনটির ব্যাটারি যেন ৩০০০ এমএএইচ বা এর বেশি হয়। সঙ্গে ন্যূনতম স্ক্রিন সাইজ ৫ ইঞ্চি এবং ও রেজল্যুশন ১২৮০ বাই ৭২০ পিক্সেল হওয়া ভালো। সামনে ২ ও পেছনে ৮ মেগাপিক্সেল ক্যামেরা থাকলে ভিডিও কল ও ডকুমেন্ট স্ক্যান করা সহজ হবে। সঙ্গে কোয়াড কোর প্রসেসর, ২ গিগাবাইট র‌্যাম, ১৬ গিগাবাইট স্টোরেজ, বাড়তি মেমোরি কার্ড ব্যবহারের সুবিধা থাকলে ভালো।

ইউএসবি ওটিজি সুবিধা থাকলে সরাসরি পেনড্রাইভ, কি-বোর্ড ও মাউস ব্যবহার করা যাবে।

 

নিরাপত্তা

ফোন ও ট্যাব নিজস্ব ব্যবহারে নিরাপত্তার দিকে অতটা নজর না দিলেও অফিসের ক্ষেত্রে তা খাটবে না। অবশ্যই ফোনটিতে পিন লক ব্যবহার করতে হবে।

অ্যানড্রয়েডের ক্ষেত্রে সেটি সেটিংস থেকে এনক্রিপশন অপশনটি অন রাখতে হবে, যাতে সেটি হারিয়ে গেলে বা চুরি হয়ে গেলে কেউ তা থেকে তথ্য হাতিয়ে নিতে না পারে। ফোনটিতে অ্যানড্রয়েড ডিভাইস ম্যানেজার ইনস্টল করা থাকলে অনলাইনে বসেই লক করে তথ্য মুছে ফেলা যাবে।

এসব সুবিধাযুক্ত স্মার্টফোনের বর্তমানে বাজারদর ৮ হাজার থেকে ১২ হাজার টাকার মধ্যে।

 


মন্তব্য