kalerkantho


এক্সেলে ‘এক্সিলেন্ট’

২২ ডিসেম্বর, ২০১৮ ০০:০০



এক্সেলে ‘এক্সিলেন্ট’

একই ডাটা ইনপুট : ডাটা বা সংখ্যা নিয়েই মূলত কাজ করতে হয় মাইক্রোসফট এক্সেলে। আর তাই একই ডাটা একাধিকবার লেখার প্রয়োজন হয়। চাইলে স্বয়ংক্রিয়ভাবেও কাজটি করা যায়। এ জন্য প্রথমে যে স্থানে ডাটা যুক্ত করতে হবে, তা নির্বাচন করতে হবে। এরপর ডাটা বা সংখ্যাটি লিখে ‘ Ctrl+enter’ চাপলেই ডাটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে নির্বাচিত এরিয়ায় ইনপুট হয়ে যাবে।

নম্বর সিরিজ লেখা : মনে করুন, এক্সেলে ১-৫০ পর্যন্ত নম্বর সেলে উল্লম্বভাবে লিখতে হবে। এর জন্য প্রতিটি সংখ্যা আলাদা করে না লিখলেও হবে। এ জন্য প্রথম সেলে সংখ্যাটি লিখতে হবে। ধরুন, সংখ্যাটি ‘১’। তারপর মাউসের কার্সরটি সেলের সাইডে আনলেই একটা ‘+’ আইকন দেখা যাবে। এই আইকনটি ধরে মাউসের সাহায্যে টেনে ৫০ সেল পর্যন্ত নির্বাচন করতে হবে। তারপর সবার নিচের সেলে থাকা ‘auto fill options’ থেকে ‘ভরষব series’ নির্বাচন করতে হবে।

এরপর ‘home’ থেকে ‘file’-এ ক্লিক করে ‘series’ অপশনের ‘rows’ বা ‘columus’ নির্বাচন করে ‘step value’ হিসেবে প্রথম সংখ্যাটি এবং ‘ stop value’তে সর্বশেষ সংখ্যাটি নির্বাচন করে দিলেই পর্যায়ক্রমে সেলগুলোতে সংখ্যাগুলো লেখা হয়ে যাবে। 

ফাঁকা সেল ডিলিট করা : ধরুন, আপনার এক্সেল ফাইলে ১০ হাজার সেল রয়েছে। এর মাঝে কিছু ফাঁকা সেল রয়েছে। ১০ হাজার সেলের মধ্যে ফাঁকা সেলগুলো খুঁজে বের করা খুবই সময়সাপেক্ষ কাজ। কাজটি সহজে করতে হলে প্রথমে সবগুলো সেল নির্বাচন করে ‘

ctrl+a’ এবং ‘ctrl+g’ চাপলেই নতুন পেইজ চালু হবে। এবার ‘speaical’ বাটনে ক্লিক করলে নতুন আরেকটি পেইজ চালু হবে। নতুন পেইজটিতে থাকা

‘blank’ অপশনটিতে টিক চিহ্ন দিয়ে ‘ok’ বাটন চাপতে হবে। তাহলে খালি সেলগুলো সিলেক্ট হয়ে যাবে। সেখান থেকে যেকোনো একটি সেলের ওপর মাউস রেখে ডান বাটনে ক্লিক করে ‘delete’ বাটনে ক্লিক করতে হবে। তাহলে সব ফাঁকা সেল একসঙ্গে ডিলিট হয়ে যাবে।

কলাম বা রো লুকিয়ে রাখা : এক্সেলের কোনো রো বা কলাম সহজেই লুকিয়ে রাখা যায়। সরাসরি রো বা কলাম নির্বাচন করে লেটার বা নাম্বার হেডারের ওপর রাইট ক্লিক করে ঐরফব অপশন নির্বাচন করতে হবে। আবার আনহাইড করার জন্য একইভাবে কলাম বা রো নির্বাচনের পর ডান বাটনে ক্লিক করে Unhide অপশনে ক্লিক করতে হবে।স্ক্রিনশটের ব্যবহার : এক্সেলে খুব সহজেই স্প্রেডশিটে স্ক্রিনশট যুক্ত করা যায়। এ জন্য Insert ট্যাব থেকে Screenshot অপশন নির্বাচন করলেই একটি ড্রপডাউন মেন্যু পাওয়া যাবে।

কাস্টম ছবি ব্যাকগ্রাউন্ড পরিবর্তন : এক্সেল ফাইলের সাদা ব্যাকগ্রাউন্ড পছন্দ না হলে চাইলে তার রং পরিবর্তন করা যায়। এ জন্য

 ‘page layout’-এ প্রবেশ করে ‘background’ অপশন নির্বাচন করলেই নতুন একটি পেইজ চালু হবে। এবার যে ছবিটি ব্যাকগ্রাউন্ডে যুক্ত করতে চান তা নির্বাচন করতে হবে।

কুইক এক্সেল টুলবার কাস্টমাইজ করা : এক্সেলে অনেক অপশন বিভিন্ন ট্যাবের ভেতরে থাকে। কুইক এক্সেল টুলবার যুক্ত করে কাজটি আরো সহজে করা যায়। এ জন্য প্রথমে এক্সেলের টপবার থেকে ‘Customize quick access toolbar’ চালু করতে হবে। সেখানে বিভিন্ন অপশন দেখা যাবে। যে অপশনগুলো কুইক এক্সেল টুলবারে দেখতে চান তা টিক চিহ্ন দিতে হবে।

সেল পরিবর্তন : প্রথম সেল থেকে দ্রুত সর্বশেষ সেলে যেতে ‘ctrl+ arrow down’ বাটন চাপতে হবে।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে ভ্যালু বা টেক্সট যুক্ত : ধরুন, কোনো ভ্যালু বা টেক্সট বার্তা প্রায় সব এক্সেল ফাইলেই যুক্ত করতে হবে। সে ক্ষেত্রে বারবার সেই ভ্যালু বা টেক্সট বার্তা টাইপ করা ঝামেলার বিষয়। চাইলে সময় বাঁচাতে ভ্যালু বা টেক্সট অংশটুকু এক্সেল অটোকারেকশন অপশন লিখে রাখতে পারেন। অর্থাৎ

‘this is total number of sum’ শব্দটি অটোকারেকশন অপশনের সাহায্যে নির্দিষ্ট কি চেপে পুরোটি নির্বাচন করা যাবে। এ জন্য প্রথমে

‘file’ মেন্যু থেকে ‘options’-এ প্রবেশ করলেই নতুন একটি পেইজ চালু হবে। সেখানে ‘proofing’ থেকে ‘autocorrect options’-এ ক্লিক করলে আবারও একটি পেইজ চালু হবে। সেখানে

‘replace’-এ প্রয়োজনীয় শব্দ বা বাক্য লিখে ‘with’ অপশনে সম্পূর্ণ টেক্সট যুক্ত করে ‘ok’ বাটনে ক্লিক করতে হবে।

শিটের নাম পরিবর্তন : এক্সেল শিটের নাম পরিবর্তন করতে শিটের ওপর মাউসের কার্সর  রেখে ডাবল ক্লিক করলেই নাম পরিবর্তনের অপশন দেখা যাবে।

সেল তারিখ যুক্ত : কোনো সেলে তারিখ যুক্ত করতে হলে তা নির্বাচন করে ‘insert function’-এর ‘ search for a function’ অপশনে ‘

now’ লিখে ‘go’তে ক্লিক করতে হবে। এবার ‘ select a function’ থেকে ‘now’ নির্বাচন করে ‘ok’ বাটনে ক্লিক করতে হবে। ভ্যালুর গ্রাফিক্যাল ভিউ : এক্সেলে কোনো ভ্যালু যুক্ত করার পর চাইলে গ্রাফিক্যাল আকারে দেওয়া যায়। এর জন্য

‘insert’-এর ‘charts’ অপশন থেকে পছন্দমতো গ্রাফিক্যাল ভিউয়ের চার্টটি নির্বাচন করতে হবে।

ডুপ্লিকেট তথ্য মুছতে : যদি একই তথ্য একাধিকবার বা ডুপ্লিকেট অবস্থায় থাকে, তবে তা মুছতে প্রথমে এক্সেলের সবগুলো সেল নির্বাচন করতে হবে। এরপর ‘data’ অপশনে প্রবেশ করে ‘ remove duplicate’ অপশনে ক্লিক করতে হবে।

 



মন্তব্য