kalerkantho

মঙ্গলবার । ৬ ডিসেম্বর ২০১৬। ২২ অগ্রহায়ণ ১৪২৩। ৫ রবিউল আউয়াল ১৪৩৮।


ইমেইলের ভুল এড়াতে ২৫ কৌশল জেনে নিন

কালের কণ্ঠ অনলাইন   

২ অক্টোবর, ২০১৬ ১৬:৫০



ইমেইলের ভুল এড়াতে ২৫ কৌশল জেনে নিন

আপনি যদি একটি বাড়ি নির্মাণ করেন তাহলে একটি নির্দিষ্ট কাঠামো অবলম্বন করতে হবে। বাড়িতে দরজা, জানালা ও ছাদ প্রয়োজন হবে।

ইমেইলও এ ধরনের বিষয়। এ কারণে ইমেইলের কিছু বিষয় রয়েছে, যা ভুল করলে অনেক বড় ভুল হয়ে যেতে পারে। এ লেখায় তুলে ধরা হলো ইমেইলের ভুল এড়াতে ২৫টি কৌশল। এক প্রতিবেদনে বিষয়টি জানিয়েছে ফোর্বস।
১. আপনি যদি ব্যক্তিগত ইমেইল অ্যাড্রেস সবখানে ব্যবহার করেন তাহলে তা যেন মানসম্মত হয় সেজন্য মনোযোগী হোন। এখানে আপনি আপনার নাম ও তার সঙ্গে কোনো অক্ষর বা নম্বর ব্যবহার করতে পারেন। তবে কখনোই উচিত হবে না হাস্যকর বা বিব্রতকর কোনো নামকে ইমেইল হিসেবে ব্যবহার করা।
২. আপনার মেজাজ যদি খারাপ থাকে তাহলে কোনো মেইল করার আগে একটু মাথা ঠাণ্ডা করে নিন। অন্যথায় আপনার ব্যক্তিগত রাগের প্রভাব পড়তে পারে ইমেইলেও।
৩. ইমেইলের বন্ধুবৎসল শুরু ও সমাপ্তি করুন। এক্ষেত্রে পেশাদারী ও মানসম্মত বিষয় মেনে চলা উচিত।
৪. পাঠানোর আগে একবার সম্পূর্ণ মেইলের বানান চেক করুন। অন্যথায় এতে বড় ভুল হতে পারে।
৫. মেইল পাওয়ার পর যতটা সম্ভব তাড়াতাড়ি তার উত্তর দিন। অপর পক্ষ আপনার মেইলের অপেক্ষায় থাকতে পারে।
৬. কারো মেইল পাওয়ার পর আপনার যদি উত্তর পাঠাতে দেরি হয় তাহলে ছোট একটি মেইলের মাধ্যমে বিষয়টি তাকে জানিয়ে দিন।
৭. মেইল যত তাড়াতাড়ি হবে ততই ছোট হবে, এটাই স্বাভাবিক। দ্রুত মেইল পাঠালে অপর পক্ষ আশা করবে না যে, আপনার মেইলটি বড় হবে।
৮. ‘রিপ্লাই অল’ অপশনটি ব্যবহারের ক্ষেত্রে খুবই সতর্ক থাকুন। এটি খুব প্রয়োজন না হলে ব্যবহার করবেন না।
৯. বিসিসি ব্যবহার করতে ভয় পাবেন না। এটি ব্যবহার করলে অন্যরা আপনার মেইল গ্রাহকদের কথা জানতে পারবেন না।
১০. আপনি যদি ‘টু’-এ কোনো ব্যক্তির ইমেইল ঠিকানা লেখেন এবং ‘সিসি’-এ অন্য কোনো ব্যক্তির কথা লেখেন তখন এ বিষয়টি বুঝতে হবে যে, ইমেইলের উত্তর দেওয়ার দায়িত্ব ‘টু-এ লেখা ব্যক্তির। অন্যদিকে ‘সিসি’-এ লেখা ব্যক্তি শুধু তথ্যগুলো জেনে রাখবেন।
১১. মেইলে যতটা সম্ভব কম মানুষকে অন্তর্ভুক্ত করুন। যত বেশি ব্যক্তি থাকবে ততই জটিলতা বাড়বে।
১২. মেইলের সাবজেক্ট লাইন স্পষ্ট করুন। ধোঁয়াশাপূর্ণ সাবজেক্ট নয় বরং মেইলের বিষয়বস্তু বোঝা যায় এমন কোনো সাবজেক্ট লিখুন।
১৩. ছোট করে মেইল করুন। বিষয়বস্তু যতই হোক না কেন, অল্প কথায় শেষ করুন।
১৪. আপনি যতই ব্যস্ত থাকেন না কেন, সাবজেক্ট লাইন কখনোই খালি রাখবেন না।
১৫. যে বিষয়টি মেইলে লিখতে গেলে অনেক বড় হয়ে যাবে, কিংবা সহজে মেইলে লেখা সম্ভব নয় তা অনেক সময় ফোনে সহজেই তুলে ধরা সম্ভব। এ ধরনের পরিস্থিতিতে ফোন ব্যবহার করুন।
১৬. লেখার প্রচলিত ধারা বজায় রাখুন, যা আপনি স্কুলেই শিখেছেন। অর্থাৎ বাক্যের কাঠামো ও শব্দগুলো মানসম্মত রাখুন।
১৭. আপনার মেইলের বিষয়বস্তু স্পষ্ট কি না, লক্ষ্য করুন। অস্পষ্ট মেইল প্রাপককে বিভ্রান্ত করবে।
১৮. আপনার কোনো মেইল পাওয়ার পর যদি কোনো কিছু করার না থাকে তাহলে শুধু একটি ছোট মেইল করে তা পেয়েছেন জানিয়ে দিন।
১৯. মেইলে একাধিক গুরুত্বপূর্ণ বিষয় তুলে ধরতে হলে বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করুন।
২০. গুরুত্বপূর্ণ তথ্যকে বোল্ড করুন। তবে সম্পূর্ণ মেইল কখনোই বোল্ড বা বড় হাতের লেখা রাখবেন না।
২১. একটি মানসম্মত ফন্ট ব্যবহার করুন।
২২. কোনো অ্যাটাচমেন্ট ব্যবহারের আগে তা সঠিকভাবে প্রয়োজনীয় কি না, নিশ্চিত হোন।
২৩. আপনার অ্যাটাচমেন্ট অপর পক্ষের কম্পিউটারে ওপেন হবে কি না, জেনে নিন। অন্যথায় তা বাড়তি ঝামেলা তৈরি করবে।
২৪. আপনার যদি একাধিক বা বড় অ্যাটাচমেন্ট ব্যবহার করতে হয় তাহলে জিপ করে নিন।
২৫. অ্যাটাচমেন্ট করার ক্ষেত্রে মেইলের সঙ্গে তা পাঠিয়েছেন কি না, নিশ্চিত হয়ে নিন। অন্যথায় একাধিক মেইল পাঠিয়ে প্রাপককে বিরক্ত করতে হতে পারে।


মন্তব্য